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データを扱う時のいろいろな操作：Excel2010

■ Excel豆知識122 




　122-1 外部データの取り込み（テキストファイル）

「外部データの取りこみ」の例として、「テキストファイル」の取り込みをしてみます。
「データ」-外部データの取りこみの「テキストファイル」をクリック。

すると、「テキストファイルのインポート」が出ますので、取りこみたいファイルを選択して、「インポート」をクリック。

この時、ファイルの種類のドロップダウンリストには、「テキストファイル」以外に「すべてのファイル」がありますので、「通常のテキストファイルではないけれどもカンマ区切りで取り込めるファイル」などを指定してインポートすることもできます。下図は私が普段利用している診療情報の伝送ファイルです。カンマ区切りで取り込んだものをすぐに使える訳ではありませんが、ひと工夫すると、とても利用価値の大きいデータになります。 

カンマ区切りのファイル（CSVファイル）の取り込み
「テキストファイルウィザード-1/3」が出ます。赤枠の部分でデータのファイル形式を選択します。「カンマなどの区切り文字によってい区切られたデータ」か、「固定長のデータ」かを選択します。今回は、青枠のプレビューでわかるようにカンマ区切りなので、そちらを選択した状態で「次へ」をクリック。なお、項目行の上に不要な行がある場合には、緑丸の「取り込み開始行」で項目行がある行数を指定して、不要行を無視して取り込むことが出来ます。

「テキストファイルウィザード-2/3」では、区切り文字が何なのかを指定します。

該当する区切り文字にチェックを入れると、それで区切った結果がプレビュー表示されます。

「テキストファイルウィザード-3/3」では、列のデータ形式を選択できます。

ここは下図のように、列ごとに指定できます。下図では「入荷日」の列を「日付のYMD」に、「品名」を「文字列」にしてみました。このサンプルデータの場合は「G/標準」としたまま取りこんだ結果と変わりありませんが、たとえば「000088」などの頭ゼロの数字を、そのまま取り込みたい場合には「文字列」にする必要があります。標準のままでは「88」という数値になってしまいますので。

ウィザードで「完了」とすると、データを返す先を選択するダイアログボックスが出ます。ウィザードを出す前に選択していたシートの選択セルがとりあえず入っていますので、それで良ければ「OK」とします。

すると、下図のようにデータが取りこまれます。なお、取りこんだデータ範囲中のセルを選択している状態では、「外部データの取り込み」グループがグレーアウトになります。取り込んだ「外部データ」と接続されているからなのだと思います。で、下図の右のようにデータ範囲外のセルを選択すると、ボタンが使える状態に戻ります。

「データ」-「プロパティ」をクリックすると、「外部データ範囲のプロパティ」が出て、いろいろな設定をすることが出来ます。 

固定長のファイルの取り込み
上記の例はカンマ区切りのテキストファイルでしたが、今度は「固定長」のファイルを取り込んでみます。（適当なファイルがなかったので、銀行の振込みデータ用のものからサンプルを作りました。拡張子もないファイルです。^^;）

ファイルが固定長らしいとエクセルが判断するらしく、ウィザード1/3で「元データの形式」の「固定長」のほうにチェックが入ってきます。

ウィザードの2/3は、下図のような状態になります。

ここで、区切り位置を作成したい場合は、その部分をマウスでクリックすると矢印が入ります。

「テキストファイルウィザード-3/3」では、列のデータ形式を選択できます。ここではプレビューの右端の列は「金額」を表す列なので、「G/標準」のまま取り込んで「数値」にしてしまいたいと思います。

ウィザードで「完了」とすると、データを返す先を選択するダイアログボックスが出るので「OK」とします。すると、下図のようにデータが取りこまれます。 


今回はこれでおしまいです。
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