Excel豆知識121:エクセル2010:オートフィルタ

データを扱う時のいろいろな操作：Excel2010

■ Excel豆知識121

　121-1 オートフィルタ

「オートフィルタ」とは下のような表からいろいろな条件でデータを抽出する場合に使う機能です。

1.オートフィルタの設定

表中のどこでもいいですからセルを選択して、「データ」タブ-「フィルター」ボタンをクリックします。または、「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」をクリックして出てくるメニューから「フィルター」をクリックします。（この先の説明は上図の「データ」タブから操作を進めたものです。）

すると、下図のように列見出しのところに▼マークがつきます。また「フィルター」ボタンがオンの状態になります。オンの状態の「フィルター」ボタンをクリックすると、下図のようにオートフィルタが解除され、ボタンはオフの状態になります。

2.抽出設定

では、この表から「県南地区」のデータを抽出してみましょう。列見出しの「地区」のところの▼をクリックすると下図のようにフィルターを選択できるリストが表示されます。

「県南地区」だけを抽出したい場合には、一旦「すべて選択」のチェックをはずし（すると全部の項目のチェックがはずれます）「県南地区」にチェックを入れ、「OK」とします。（ここで複数の地区を選択することも出来ます。この点はExcel2003より便利になりました。）「検索」ボックスに直接値を入力して抽出することもできます。リストが多くてスクロールしないと見えないような場合には便利かもしれません。

すると、「県南地区」のデータだけが抽出されます。この時、抽出条件を設定した列見出しの▼マークがフィルタ状態のマークに変わります。また、行番号が抽出状態を表す青色になります。

3.設定の解除

では、一旦それを解除します。「地区」項目の▼をクリックして「地区からフィルターをクリア」をクリックします。

あるいは、リストの一番上の「すべて選択」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。（上のやり方の方は1クリック。このやり方は2クリック。^^；）

4.複数列での抽出

抽出項目はそれぞれの列で設定することが出来ます。では次に「担当者」が「葛西」さんで「地区」が「県北地区」のデータを抽出してください。上表のように3行のデータが抽出されたと思います。この時やはり、抽出項目を設定した「担当者」と「地区」の▼がフィルタ状態のマークになります。

5.すべて表示の方法

この状態を解除してすべてのデータを表示させるには何通りかの方法があります。方法１.それぞれの項目で、上記3の操作をして解除する。方法２.「データ」タブの「クリア」ボタンをクリックする。この方法だと1クリックで複数列のフィルタを解除することが出来ます。方法３.「データ」タブの「フィルター」ボタンをクリックして、オートフィルタそのものを解除してしまうことですべてのデータを表示させる。（どれでも好きな方法でやってみてください。）

6.条件を指定して抽出

下図の赤丸部分に、列の項目内容に応じて「日付フィルター」「テキストフィルター」「数値フィルター」などが表示されそこをクリックすると、項目内容に応じた抽出条件を設定できるリストが出てきます。

上図で出てきたリストの一番上の「指定の値に等しい」をクリックすると、下図のような「オートフィルターオプション」のダイアログボックスが出てきます。

下図は「担当者」の▼をクリックして出るリストで、「テキストフィルター」でいろいろ設定できます。

下図は「数量」の▼をクリックして出るリストで、「数値フィルター」でいろいろ設定できます。それぞれの設定でどのような抽出結果を得られるかは、いろいろ試してみてください。

7.セルの色で抽出する

データに何かちょこっと目印に色を付けた時など、Excel2003まではそれだけを抽出することは出来ませんでしたがExcel2007からは「色フィルター」がつきました。「色フィルター」をクリックすると、色と「塗りつぶしなし」からどれかひとつだけ選択することが出来ます。「黄色」をクリックすると、下図のようになりました。


 参考
ここにあげたデータ例では金額の列の桁区切りの書式設定を無しにしています。
これは、表示形式での桁区切りでも、オートフィルタでは桁区切りありで抽出条件を入力しないと
抽出されないなど何となく思うように動きませんので、桁区切りなしの「標準」の書式にしました。

また、オートフィルタのドロップダウンリストに表示可能なデータ数は、Excel2003までは「リスト
の入力データのうち、重複しないものが 1000 件目まで表示」でしたが、Excel2007からは1万件ほ
どに増えたようです。


今回はこれでおしまいです。

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