データを扱う時のいろいろな操作 1
| ■ Excel豆知識20 |  |
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20-4 リスト形式とは
Excelでデータを扱う時は、出来るだけリスト形式にしておく必要があります。「リスト形式」 とはどういうものか、また、データベースを扱う時の用語にはどのようなものがあるか、ちょっ と説明したいと思います。 なお、リストの説明はこちらのサイトを参考にさせていただいております。 1.リストとは リストとは、「各列に見出しがあり、それぞれの列見出しの下に同じ形式のデータが並んだ 表」のことです。
[図02023]
上記のような形式になっていると、Excelは自動的にそれがデータベースのリストだと認識しま す。 そうすると、その中のひとつのセルを選択しただけで「並べ替え」や「オートフィルタ」や 「集計」や「ピボットテーブル」などの作業を始めても、Excelが自動的にリスト範囲全体を認 識しますので、その後の作業が楽になります。 自動的に範囲を認識されない場合は、何か原因があるわけですが、自分で範囲を指定してやれば、 それなりには集計やピボットテーブルも作ることは出来ます。 次のようなことに注意してリストを作成すると、うまくいくと思います。 2.リストを作成する際の注意事項 （１）リストの1行目には列見出しを設定する。列見出しは、リスト内のデータ部分と違う書式 （フォント、配置、書式、パターン、罫線など）を使用する。（絶対に異なる書式にしなけれ ばならない、という訳ではありませんが、機能的にも見た目にもその方がいいと思います。） （２）同じ列に属するすべてのデータ（セル）に対しては、同じ書式を設定する。（何か条件を つけて抽出したデータに対して色をつける場合などは別ですが。） （３）Excelがリストの範囲を正しく認識できるように、表のタイトルや合計データなど、リス ト中のデータと意味が異なるものとの間には、少なくとも1つの空白行、空白列が必要で す。（表のまわりぐるっとひとまわりのセルには何も入っていないようにします。これは結構ポイン トです。） （４）データの先頭などには余分な空白を入れないようにする。（並べ替えや抽出などの処理が正し く行われるようにするためです。見た目を優先せずに、データベースとして使えるかどうか、というこ とを優先します。見た目はセルの書式で設定しましょう。） 次は「並べ替え」です。