| データベース入門・アクセス講座 | |||||||||||
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| 「Microsoft Office Access」は、初心者にもわかりやすいユーザーインターフェースで、簡単に管理、運用を行うことができるデータベース管理ソフトです。「データベース」とは、特定の目的やテーマにそって集められたデータの集合体のことで、たとえば「商品台帳」「社員名簿」「売上伝票」のように関連する情報を蓄積し、それらの情報をまとめたものをいいます。データベースにはいくつかの種類がありますが、その中でもAccessは「リレーショナブルデータベース」を作成し、管理することができます。 「Accessのメリット」 １． Excelよりたくさんのデータを管理できます。 AccessではExcelよりも多くのデータを扱うことができます。データは、テーマごとに異なる表（テーブル）にわけて格納しますが、共通の項目を利用して他の表のデータを参照できる仕組みを作って管理します。 ２． データを関連付けて管理しやすい。（リレーションシップを設定できます） テーマごとに異なる表に分けて格納されたデータは、リレーションシップを設定することで、相互に参照できる仕組みを作ることができます。これにより、異なる表を一つの表のようにつなげて表示することも可能です。クエリの機能を使えば、データを抽出するための条件や、表示する項目などを指定して、抽出結果を表示させられます。リレーションシップが設定されていれば、表同士が自動的に結び付けられます。 ３． 好みに合わせた入力画面や印刷画面を作成できます。 フォームの機能を使うと、データの入力画面や表示画面を設計できます。データの入力ミスを減らしたり、データの入力作業を軽減したりするための工夫を施して使いやすい入力画面を作成できます。 レポートの機能を使うと、データをどのような形式で印刷するのかレイアウトを自由に決められます。例えば、「月ごとの売り上げデータを一覧形式で印刷したい」「顧客の住所を宛名ラベルのシートにぴったり合わせて印刷したい」といった要望にもこたえられます。 ４． データの共有機能やセキュリティ機能が充実しています。 複数のユーザーでデータを共有するときは、セキュリティに関する設定も必要です。Accessでは、ユーザーをいくつかのグループにわけ、グループごとに、アクセスできるデータを制限することができます。 「データベースオブジェクト」 Accessでは、データベースの構成要素のことを「オブジェクト」といいます。 Accessの１つのファイルには、「テーブル」「クエリ」「フォーム」「レポート」「ページ」「マクロ」「モジュール」の７種類のオブジェクトがあります。これらのオブジェクトは「データベースオブジェクト」と呼ばれます。 Accessでは、これらの全てのオブジェクトを１つの「データベースファイル」として管理し、データベースを構築します。 ・「テーブル」オブジェクト 実データを格納するためのオブジェクトです。 １つのデータベースファイルに複数のテーブルを作成することができます。 ・「クエリ」オブジェクト さまざまな目的に合わせて、テーブルに格納されているデータから必要なデータを抽出し、加工するためのオブジェクトです。蓄えたデータから必要なデータだけを取り出す仕組みです。 ・「フオーム」オブジェクト データの参照、入力、編集などを効率よく行うためのオブジェクトです。ビットマップ画像なども表示できます。 ・「レポート」オブジェクト データを印刷するためのオブジェクトです。 報告書、伝票、はがき、宛名ラベルなどをさまざまな形式で出力できます。 ・「ページ」オブジェクト Accessデータベースをインターネットやイントラネットで表示できるよう、Webページを作成するためのオブジェクトです。 ・「マクロ」オブジェクト コマンドを組み合わせて、繰り返し行う処理や複雑な処理を自動化するオブジェクトです。 ・「モジュール」オブジェクト マクロでは作成できない複雑な処理を記述するオブジェクトです。 「Visual Basic for Applications（VBA）」というプログラム言語を使用します。 |
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